COLUMN｜人事労務の現場対応

シャドーAIから
会社と従業員を守る

── 現場に定着するルールの作り方

前回のコラムでは「就業規則・ガイドラインをどう作るか」を解説しました。しかし、当法人の顧問先での実務経験からお伝えしたいのは、規程は作れても定着しないという現実です。

この「規程と現場の乖離」こそが、シャドーAI──会社が把握していない状態で従業員が個人判断で生成AIを業務利用している状況──の本質です。規程を作ることは出発点に過ぎず、「規程を現場に根付かせる」工程まで踏み込まなければ、整備したルールも形骸化します。

本稿では、当法人が顧問先にご提案している「現場に定着するルールの作り方」の具体的な手順と、インシデント発生時の対応フローを解説します。視点は一貫して「従業員を疑うためではなく、従業員を守るため」──悪意なき情報漏洩から会社も従業員も守る、という発想です。

✓　なぜルールは定着しないのか──3つの構造的要因

✓　シャドーAIが発生するメカニズムと職場心理

✓　ルール定着のための5つの実務ステップ

✓　「従業員を守る」視点でのルール設計の実践

✓　インシデント発生時の対応フローと懲戒処分の判断基準

規程を作って終わる「点の仕事」ではなく、運用まで伴走する「線の仕事」の実務を、経営者の皆様と共有します。

■ 目次

1. なぜルールは定着しないのか──3つの構造的要因
2. シャドーAIが発生するメカニズム
3. ルール定着のための5つの実務ステップ
4. 「従業員を守る」視点でのルール設計
5. インシデント発生時の対応フロー
6. 懲戒処分の判断基準──判例に即した実務
7. よくある実務トラブルQ&A
8. まとめ──「誠・Think more・伴走」で乗り切る

当法人が顧問先のガイドライン整備をお手伝いした後、半年後・1年後のフォローで見えてくる実態があります。多くの会社で、規程は「作っただけ」の状態にとどまり、現場には浸透していないのです。その構造的要因は、大きく3つに整理できます。

シャドーAIは、悪意ある従業員によってではなく、真面目な従業員が善意で業務を効率化しようとするうちに発生する──これが最も重要な認識です。

2-1　シャドーAIを生み出す職場の構造

この「善意の事故」が起こる背景には、職場の構造的問題があります。

規程を整備した後、実際に現場に根付かせるための5つの実務ステップを解説します。当法人が顧問先でご提案している、机上の理想論ではなく、実務で機能した運用手順です。

STEP 1　周知──「届く」方法で伝える

メール一斉配信・フォルダ配置だけでは「周知した」とは言えません。従業員に「届く」ためには、以下を組み合わせる必要があります。

STEP 2　研修──「判断に迷わない」具体例を示す

抽象的な規程だけでは現場の判断の助けになりません。「このケースはOK／このケースはNG」という具体例を、自社の業務に即して示します。

STEP 3　運用──「使いやすい」仕組みを整える

ルールに従って利用することが現場にとって最も楽な選択肢となるよう、会社側が環境を整えます。

STEP 4　モニタリング──実態を把握する

規程が現場で実際にどう運用されているかを、定期的に確認します。監視ではなく、制度改善のための実態把握です。

STEP 5　改善──ルールを更新し続ける

生成AIの技術・サービス・法規制は急速に変化します。1年前のルールは古くなっていると考え、継続的に更新します。

ここで、当法人が最も重視する視点を明示的に述べます。生成AI利用ルールは、従業員を「監視する」ためではなく、従業員を「守る」ために設計されるべきです。

4-1　経営者のメッセージが定着を決める

ルールの周知研修において、最も重要なのは経営者自身のメッセージです。以下のような伝え方が、現場の腹落ちを生みます。

どれだけルールを整備しても、インシデントはゼロにはなりません。発生時の対応の適切さが、その後の被害拡大を抑えるとともに、従業員への懲戒処分の適法性を左右します。

5-1　個人情報漏洩時の報告義務

個人情報の漏洩等が発生した場合、個人情報保護法26条に基づき、原則として個人情報保護委員会への報告義務および本人への通知義務が生じます（令和4年施行の改正個人情報保護法）。

速報は「知った時から概ね3〜5日以内」、確報は「知った日から30日以内（不正目的の場合は60日以内）」が原則です。期限を逸すると、個人情報保護委員会から指導・勧告・命令の対象となります。

インシデントを起こした従業員に対し、懲戒処分を検討する場面は避けて通れません。しかし、一律に重い処分を科す判断は、不当解雇・懲戒処分無効として訴えられるリスクが高いです。労働契約法15条は、懲戒が客観的合理性と社会通念上の相当性を欠く場合、権利濫用として無効とすると定めています。

6-1　懲戒処分の重さを決める考慮要素

6-2　処分の選択──軽い順から検討する

懲戒処分は段階的に重くなるものであり、いきなり重い処分を科すことは「社会通念上の相当性」を欠くと判断されやすくなります。

第1弾と本稿（第2弾）を通じて、生成AI時代の労務管理の全体像をお示ししました。ルールを作り、現場に定着させ、万が一のインシデント時にも冷静に対応できる体制を整える──これが、会社と従業員の双方を守る労務管理の姿です。

■ 経営者・人事労務担当者の皆様への5つのお願い

おわりに─

シャドーAIの問題は、技術的な問題であると同時に、職場のコミュニケーションと組織風土の問題でもあります。従業員が一人で悩まず、上司や会社に相談できる風通しの良さ──それがあれば、シャドーAIの多くは事前に防ぐことができます。

当法人は、年間350件以上の相談・20年以上の紛争解決実績を重ねるなかで、規程整備だけでなく、組織の風通しをどう作るかという課題にも向き合い続けてきました。生成AIという新しい技術への対応も、根本は変わりません。経営者の皆様と共に歩き続けながら、最善の解を一緒に探します。「あの人に相談すれば何とかなる」──そう思っていただける存在でありたい。それが当法人の変わらぬ想いです。

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就業規則改定・ガイドライン策定から、運用定着・インシデント対応まで伴走します。
初回相談30分無料でお受けしています。

緊急の方は ☎ 052-211-7430（平日 9:00〜18:00）

【根拠法令】

労働契約法10条・15条・16条／労働基準法89条／個人情報保護法26条／民法709条・715条

【参考判例】

茨城石炭商事事件（最判昭和51年7月8日）──使用者の被用者に対する求償権の制限／TBC事件（東京地判平成19年2月8日）──個人情報漏洩における使用者責任

【参考資料】

文化庁「AIと著作権に関する考え方について」（令和6年3月）／個人情報保護委員会「生成AIサービスの利用に関する注意喚起等について」（令和5年6月）／経済産業省・総務省「AI事業者ガイドライン」

【免責事項】

本記事は2026年4月時点の情報に基づく一般的な解説であり、個別の法的助言を構成するものではありません。生成AIに関する法令・ガイドラインは急速に整備が進んでいる領域であり、記載内容は執筆時点のものです。具体的な事案については、弁護士・社会保険労務士等の専門家にご相談ください。

三重 英則（HIDE）

社会保険労務士法人T&M Nagoya　代表社員
特定社会保険労務士／経営心理士／経営法曹会議賛助会員

法律事務所で約7年間、使用者側・労働者側双方の労働紛争を経験。年間350件以上の相談に対応し、20年以上にわたる紛争解決の実績を持つ。IPO労務監査、M&A労務デューデリジェンス、団体交渉対応など高難度案件を専門とし、「経営者と共に歩き続ける」伴走型の支援を提供している。

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