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IPO労務監査・改善支援





◎ 小目次 
一 労務監査

二 改善支援
三 認証制度

 



一 IPOに向けた労務監査の実施

1.IPOでは次の3つの基本視点がポイントとなります

⑴株式上場における基本的視点
株式上場においては、会社が持続的な成長を続けていくために、組織的な経営の仕組みが求められます。人事労務に関しても諸制度が整備され、「組織的な運営体制」が構築されているか、がポイントとなります。
具体的には、「従業員の就業制度」・「給与制度」・「評価制度の諸制度」が整備され、運用ルールとして「明文化(規程化)」され運用されているか、また「従業員の採用方針」や「教育研修制度等の整備状況」が審査されます。

⑵人事運営の状況
直前2期の「従業員の異動状況(採用、退職、退職事由等)」に加え、「管理職の退職状況」とその理由等が審査されます。退職者が著しく多い会社は、安定的な会社運営に支障をきたすものとみられ、特に組織的な運営に大きな役割を果たす「管理職の退職」が多い会社は、常に組織に不安定要素を抱えている状況と評価されるでしょう。
⑶法令遵守の状況
法令遵守の徹底は、上場企業として当然に要請されるものですが、平成27年電通事件最高裁以降は法改正も世間的意識も非常に注目され、近年では最も重視されているものの1つが「労務面での法令遵守」の状況です。
近年,労務問題が顕在化しやすくなっている背景があることから、上場審査においても労務の法令遵守が注目され、それに伴って対応すべき基準も厳しくなっているといえます。

2.労務監査の目的

当事務所は、労務監査実施の目的を次の様に考えております。

⑴ 労務課題の現状把握
自社の労務課題を現状把握することに始まり、それを人事担当者だけではなく、経営者・経営陣が正しく把握していることが極めて重要であり、ここが正しく整理・理解されていないとその後の改善実施にも影響を与えてしまいます
⑵ 労務課題の明確化
各関係資料や規則規程、担当者及び関係者へのヒアリングを行い、労務面での課題を明確に浮き彫りにしていきます。特に規則規程と実務運用面での乖離、解釈や認識のズレといったルールと運用の実態についてその整合性を確認していきます。
⑶ 上場審査時の資料

労務監査実施後の報告書には、労務監査実施結果の指摘事項に重要度の優先順位を付け、さらに根拠法令や通達等を示すことで理解が深まるような内容とし、報告書を上場審査時の説明資料として活用していただけます。


ところで、労働時間管理の目的は、何のために行うものと考えておりますでしょうか? 
労働基準法第32条、同第36条、同第37条といった法律の要請は確かにありますが、
ここでは法律論によるもの、という回答ではありません。
『経営者が何故労働時間管理を行うべきか』について、この労務監査を行うに際し、
お伝えさせていただきます。

 

3.労務監査の監査項目

私たちは、上記の3つの基本視点を意識し、労務監査においては、特に「⑶法令遵守の状況」中心に、当事務所独自の項目に関して法違反の有無、実務運用面での問題点等、顕在リスク・潜在リスクを確認いたします。

監査項目は多岐にわたり、また、更にチェック項目は非常に多くあります。
対象となる項目は全て網羅的、かつ、詳細に確認を行って参ります。
会社規模や業種、支店数、子会社・関連会社も含めると、相当なボリュームになるケースもございますが、できる限り日程を調整しながら、担当者や従業員の大きな負荷にならないように進めていくよう調整いたします。
 

4.ヒアリングの内容

労務監査を実施するにあたり、以下の様な内容を、直接ヒアリングを行います。
⑴ 労働時間の把握
  労働時間管理方法(使用している勤怠システム等、休憩時間、
   打刻のタイミング)、
勤怠記録と打刻された時間の乖離確認の方法、
  所定労働時間以外の活動時間の確認方法 
 その他
⑵ 労働時間制度
  現在運用している労働時間制度についてその導入要件の該当性、
   各関係資料や規則規程、
運用の実態との整合性  その他
⑶ 36協定の遵守

  協定内容、届出状況、遵守状況、実務運用、従業員代表者の選任方法の実態、特別条項の運用・管理、
   健康確保措置の実体と運用状況  その他
⑷ 割増賃金の支払
  未払残業代の存否(サービス残業の状況、発生原因の確認、割増賃金計算単価、固定残業代制度)、
   インセンティブ(歩合給)にかかる残業代の支払有無  その他
⑸ 管理監督者の取扱
  授権されている権限の内容とその根拠、労働時間管理の実態、非管理監督者との給与の逆転現象の有無、
  対象者自身の納得度合い  その他
⑹ 規程、協定書、法定帳簿
   規則規程及び協定書の内容・届出・周知の実態と運用実態との乖離確認、意見聴取、
   法定帳簿記載事項及び保管状況  その他
⑺ 労働安全衛生管理体制
   法定健康診断実施状況(雇入・定期・深夜時間帯従事者)、安全衛生委員会の設置・開催実態・
   議事録の有無、委員構成員  その他
⑻ その他
  各種ハラスメント防止措置義務の実施状況、障害者・外国人雇用、一般事業主行動計画、労働者派遣  その他


4.報告書・説明会実施

労務監査実施及びヒアリングの内容を踏まえ、監査報告書に纏めてご報告します。

この監査報告書は、改善が求められるレベル改善項目現状と課題、そして改善の方向性で構成され、単なる調査結果だけでなく、法的な視点や裁判例等も記載し、グループ企業がある場合は、ある程度改善事項を同調させてご提供いたします。

また、実務担当者だけでなく、経営陣の皆様に説明会を実施して、自社の改善事項の内容を認識していただき、改善にスムーズに移行できるところまでご支援いたします。

5.上記対応にかかる費用について

当職が支援させていただく場合の費用については、原則、次のとおりです。

1.事前打合せ費用 無料
2.労務監査費用 原則、1社につき600,000円〜(状況に応じて変更します。)
3.子会社・関連会社 原則、1社につき500,000円〜(状況に応じて変更します。)
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二 改善支援

1.労務監査後の改善事項にかかる支援

労務監査実施の結果、何らかの改善事項が確認された場合、その対応をしなければ問題解決には至りません。放置は絶対にタブーです。

私たちは、先ず、改善事項をいつまでに改善するのか、課題一覧と改善日程の全体的なスケジュールを設定し、その期間内に改善案をご提示いたします。

例えば、労働時間管理体制に問題が確認された場合で、複数のセクションが存在する場合、それぞれの実態を整理して、どの部門にはどの様な労働時間管理のルールを構築できるか模索し、コスト面でも運用面でも自社にとってベストな改善案をご提供いたします。
その後、実務運用の状況等を確認し、修正事項があれば、則対応をいたします。


★改善支援の一例をご紹介
<未払い残業代が各確認された場合の手順>
 1.未払い賃金の発生原因の確認
 2.未払い賃金の発生原因の解消
 3.従業員への調査
 4.従業員から申告された労働時間の内容確認
 5.清算対象とする範囲の特定
 6.清算確認書の締結(清算条項の合意)
 7.支払の実施
原則、上記の順で対応を行っていきます。


<確認内容の例>
 1.未払い賃金の発生原因の確認
 【労働時間が適正に把握できていないことによる例】
    ●時間外労働を行っていた実態があるにもかかわらず会社が時間外労働として認識していない。
  ●代休や振替休日の混同や週又は月を跨いだ場合の取扱いの不備
  【計算過誤による例】

  ●割増賃金の算定基礎に含まなければならない手当を含まずに計算している。
  【管理監督者の不適切な運用による例】
   ●何の権限も有しない労働者を管理監督者として取り扱っている。
   ●一般従業員と同様に厳格な勤怠管理を行い自己裁量がない。
  【固定残業代制の不適切な運用による例】
   ●固定残業代の金額を頭打ちとしてそれを超えても時間外労働手当を支給していない。
   ●労働契約締結時に適正に示めされておらず勝手に残業代として支給している実務取扱い
  【労働時間制度の不適切な運用による例】
   ●対象職種でないにもかかわらず専門業務型裁量労働制を適用し必要な割増賃金を支給していない。
   ●職種の呼称だけで判断して専門業務型裁量労働制を採用している。  etc 
2.未払い賃金の発生原因の解消
    ●労務監査を実施した中で確認された発生原因を確認し、将来に向かって未払い賃金が発生しない
     ための
仕組み作りを行う。
3.従業員への調査
   ●対面及び調査書等により労働時間の未申告に関する調査を実施
   ●対象労働者は原則すべての在籍者及び退職者に実施 
     ※1 退職者に連絡がつかない場合にどこまで対応するかは要検討
     ※2 トラブルによる退職等で調査を行うこと自体がリスクになる場合は要検討
   ●客観的事実の証明書の有無にかかわらず未申告の労働時間がある場合には申告させる。
4.従業員から申告された労働時間の内容確認
   ●従業員からの申告をもとに、会社が使用している労働時間管理の内容(勤怠管理システム、
       タイムカード、
PCログ、メール記録等)及び上長の認識等により、客観的に労働時間として認められる
       範囲を確認する。

   ●正解はないものの未払い額があまりに高額な場合を除いて対応として広く労働時間として認める。
5.清算対象とする範囲の特定
   ●労働時間の把握の不備によるもの、計算過誤によるものは原則すべて清算対象
     ※ 管理監督者の取扱いや固定残業代制の運用など、明らかな未払いとまではいえず、
        疑義やリスクがあるものはどこまで対象とするかは要検討 
   ●清算期間は3年分を原則として検討する。
6.清算確認書の締結(清算条項の合意)
   従業員に対して清算がない場合はその旨、清算がある場合は清算額を確認させ、確定させる。
   
必ず清算条項(清算額以上の債権がないことを確認する条項)を含めた確認書を交わす。
       ※ 現在の裁判実務としては、この清算合意が労働者の「真の同意」かどうかで判断するため、

           この真の同意論を明確に意識して対応と書面記載内容を注意すること。
   ●確認書は在籍者、退職者を含む全従業員から回収する。
7.支払の実施
   ●確定した未払額の支払いを実施する。
    支払方法は生産する年度の一時金として支給するケースが多い(賞与に準じたものとして要申告)




2.上記対応にかかる費用について

当職が支援させていただく場合の費用については、支援内容及び改善支援期間により決定します。

 ※顧問契約の締結を前提とした場合は、相談に応じますので、お気軽にご相談ください。

 

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三 社労士診断認証制度


全国社会保険労務士会連合会では、労務コンプライアンスや働き方改革に取組む企業を支援するため、社労士が企業を診断し、認証マークを発行する事業(社労士診断認証制度)を進めています。
労働社会保険諸法令の遵守や職場環境の改善に積極的に取り組み、企業経営の健全化を進める企業を社労士が診断・認証する事業です。
安心企業の情報や信頼性を高める情報をワンストップで掲載し、企業PRに活用いただける制度を目指しています。

また、今後、求職者の企業選びの参考になるサイトを目指しており、企業のリクルートのバックアップをしていきたいと考えています全国社会保険労務士会連合会HPより

                           
  (全国社会保険労務士会連合会HPより抜粋)


当事務所は、認証する社会保険労務士として登録をしております。

社労士検索一覧ページ|社労士診断認証制度 (sr-shindan.jp)

労務監査前のショートレビューとして、顧問契約先に対する定期調査またはスポット調査として、利用することも可能です。

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